Yksi hankintaoikeudellinen rajapyykki saavutetaan 18.10.2018, kun sähköisen tietojenvaihdon siirtymäaika päättyy. Mitä se käytännössä tarkoittaa?

Hankintayksiköt ovat voineet soveltaa vapaaehtoisesti sähköistä tietojenvaihtoa jo ennen siirtymäajan päättymistä. 18.10.2018 tai sen jälkeen julkaistavissa hankintamenettelyissä sähköinen tietojenvaihto on kuitenkin pakollista. 17.10.2018 asti sovelletaan aikaisempia säännöksiä. Käytännössä 18.10.2018 jälkeen hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto, kuten tarjoukset ja osallistumishakemukset, on toimitettava hankintayksikölle sähköistä muotoa käyttäen.

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa sähköinen tietojenvaihto on pääsääntö, josta voidaan poiketa vain laissa erikseen määritellyissä poikkeustilanteissa, joissa on perusteltu syy toimia toisin. Lain esitöissä tällaiseksi poikkeukseksi on mainittu esimerkiksi tilanne, jossa tarjoajan edellytetään toimittavan hankintayksikölle fyysinen malli, jota ei voida toimittaa sähköisillä välineillä. Poikkeustilanne voi olla käsillä myös tilanteessa, jossa sähköisen viestintävälineen turvallisuutta ei voitaisi taata esimerkiksi rikoslain (39/1889) 38:8 mukaisessa tietomurtotilanteessa. Kynnys sähköisestä tietojenvaihdosta poikkeamiseen on siis korkealla.

Sääntelyn tarkoituksena on tehdä sähköisistä tieto- ja viestintävälineistä vakiovälineitä hankintamenettelyihin. Tarkoitus on siis hyvä: yksinkertaistaa hankintamenettelyn tehokkuutta ja avoimuutta sekä lisätä toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintamenettelyihin koko EU:n alueella.

Mitä toimenpiteitä sähköinen tietojenvaihto ei koske?

• tarjousten tai osallistumishakemusten käsittely tai arviointi
• hankintasopimuksen tekemisen jälkeiset vaiheet

 Millainen sähköisessä muodossa tapahtuvan viestintävälineen tai –laitteen ominaisuuksineen tulee olla?

• syrjimätön
• yleisesti saatavilla
• yhteentoimiva yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologisten tuotteiden kanssa
• ei saa rajoittaa toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintamenettelyyn
• huomioitava mahdollisuuksien mukaan myös esteettömyys

Mikäli yhteisössänne ei vielä ole työkalua sähköisen tietojenvaihdon toteuttamiseen, tarjoaa Sansia Oy käyttöönne tuntiveloitteisen hankinnan julkaisupalvelun, jossa sähköisen tietojenvaihdon edellytykset toteutuvat.

Heidi Soininen, hankintalakimies
Sansia Oy
heidi.soininen (ät) sansia.fi