Yhteistyö Sansian kanssa varmisti Kuopion kaupungin esiintymislavahankinnan sujuvan toteutuksen
Kuopion kaupunki toteutti yhdessä Sansian kanssa esiintymislavan hankinnan kulttuurihistoriallisesti merkittävälle kauppatorille. Asiakkaan näkökulmasta erityistä arvoa toi sujuva ja selkeä hankintaprosessi, jossa markkinavuoropuhelut, riskienhallinta ja asiantuntijatuki varmistivat hankinnan hallitun etenemisen tiiviissä aikataulussa.
Kuopion kaupunki halusi monipuolistaa torialueensa käyttöä ja lisätä sen vetovoimaa rakentamalla uuden esiintymislavan. Aiempi koottava ja siirrettävä lava ei enää vastannut kasvaneisiin tarpeisiin.
–Tavoitteena oli toteuttaa kiinteä, riittävän suuri esiintymislava, joka vastaa erilaisten esiintyjien tarpeisiin ja mahdollistaa torin ympärivuotisen käytön, kertoo hankinnasta vastannut Kuopion kaupungin rakennuttaja Matias Enäsuo.
Kesällä 2026 valmistuvalla esiintymislavalla tulee olemaan keskeinen rooli torialueen elävöittämisessä: sen avulla voidaan tarjota kaupunkilaisille ja matkailijoille monipuolisempaa ohjelmaa kaikkina vuodenaikoina sekä vahvistaa Kuopion torin asemaa tapahtumapaikkana.
Vaativa kohde edellytti huolellista valmistelua
Hankintaan liittyi useita erityispiirteitä, jotka tekivät sen suunnittelusta tavanomaista vaativamman. Kohteen keskeinen sijainti kulttuurihistoriallisesti arvokkaalla torialueella asetti korkeat vaatimukset kaupunkikuvan ja kulttuuriympäristön huomioimiselle.
Myös erilaisten esiintyjien tekniset ja toiminnalliset tarpeet loivat vaatimuksia lavan mitoitukselle ja rakenteille. Oman haasteensa toi tiivis toteutusaikataulu, jossa rakennusvaiheen tiedettiin ajoittuvan torielämän kannalta vilkkaimpaan vuodenaikaan.
Varmistaakseen hankkeen onnistumisen pyysi Kuopion kaupunki tukea hankinnan kilpailutukseen Sansialta. Omistaja-asiakkaana kaupunki pystyi hyödyntämään Sansian julkisten hankintojen osaamista kilpailutuksen toteuttamisessa.
– Ilman Sansian tukea hankinta olisi vaatinut selvästi enemmän resursseja omalta organisaatiolta, erityisesti kilpailutuksen suunnitteluun, markkinavuoropuheluun ja tarjousten vertailuun, Enäsuo arvioi.
Yhteistyö Sansian kanssa toi varmuutta hankintaprosessiin
Sansialta projektiin kiinnitettiin hankinta-asiantuntija Janne Valtonen, jolla oli myös hankinnan kohteen kannalta hyödyllistä teknisen toimialan asiantuntemusta.
Valtonen tuki kaupungin ammattilaisia markkinavuoropuheluiden toteutuksessa, hankintamenettelyn valinnassa ja tarjouspyynnön laatimisessa. Hän myös vastaanotti tarjoukset ja laati niiden vertailun sekä tarjosi asiantuntijatukea koko hankintaprosessin ajan.
–Hankinnassa korostui asiakkaan avoin, tavoitteellinen, joustava ja ratkaisukeskeinen toimintatapa. Tämä mahdollisti koko hankintaprosessin tarkastelun yhtenä kokonaisuutena ja loi edellytykset hankinnan onnistuneelle, hallitulle ja läpinäkyvälle toteutukselle, kuvailee Valtonen yhteistyötä Kuopion kaupungin kanssa.
Enäsuo vahvistaa, että kokonaisuus koettiin myös kaupungin puolelta toimivaksi:
– Hankintaprosessi sujui kokonaisuutena oikein hyvin ja suunnitellusti. Yhteistyö oli sujuvaa, viestintä avointa ja aikataulut pitivät. Työnjako oli selkeä: me tilaajana vastasimme sisällöstä ja tavoitteista, Sansia kilpailutuksen prosessista ja dokumentaatiosta.
Markkinavuoropuhelu auttoi tunnistamaan riskit ajoissa
Hankintaprosessin onnistumisen kannalta ratkaisevaksi tekijäksi osoittautuivat yhdessä toteutetut markkinavuoropuhelut, joiden avulla pystyttiin huomioimaan toimittajien näkemykset ja toteutukseen liittyvät riskit jo ennen kilpailutusta.
–Keskeinen osa valmistelua olivat ehdotuksestani mukaan otetut markkinavuoropuhelut, joiden avulla pystyttiin jo varhaisessa vaiheessa varmistamaan hankinnan realistisuus ja markkinakelpoisuus sekä tukemaan hankintalain periaatteiden toteutumista. Niissä saatujen näkemysten perusteella voitiin arvioida samanaikaisesti hankinnan eri osa-alueita, kuten teknisiä ratkaisuja, aikataulua sekä sanktio- ja kannustemallia. Tämä tuki koko hankintaprosessin riskienhallintaa ja paransi kokonaisuuden laatua ja hallittavuutta, arvioi Valtonen.
–Sansian tuki oli erityisen tärkeää kilpailutuksen valmisteluvaiheessa sekä markkinavuoropuhelujen toteutuksessa, missä saatiin varmistettua realistinen ja markkinoille sopiva hankintamalli, sanoo Enäsuo.
Hankinta onnistui kokonaisuutena hyvin
Esiintymislavan rakentaminen on loppusuoralla, ja hankinnan lopullinen onnistuminen arvioidaan valmistumisen jälkeen käyttäjäkokemusten sekä tapahtumakäytön perusteella.
Enäsuon mukaan hankinta onnistui kokonaisuutena hyvin: kilpailutus saatiin toteutettua suunnitellusti, markkinatilanne huomioitiin, ja hankinta eteni tavoitteiden mukaisesti toteutusvaiheeseen.
–Suosittelen vastaavaa hankintayhteistyötä Sansian kanssa erityisesti samantapaisista teknisesti vaativista hankinnoista vastaaville julkisen sektorin organisaatioille.
Valtonen näkee Sansian vahvuuden vastaavissa hankinnoissa perustuvan laajaan kokemukseen, kokonaisvaltaiseen osaamiseen ja koko organisaation tukeen, joka kattaa hankintaprosessin kaikki vaiheet.
–Sansialla osaamista sovelletaan hankintoihin systemaattisesti sekä käytännönläheisesti, ja toimintatapaa mukautetaan aina tapauskohtaisesti huomioiden sekä asiakkaan tavoitteet että toimittajien näkökulma. Lisäksi laaja asiantuntijaverkostomme, toimivat järjestelmät ja sujuvat yhteistyökäytännöt tukevat tehokasta etenemistä myös vaativissa ja tiukasti aikataulutetuissa hankinnoissa. Tämä mahdollistaa kilpailukykyisen toteutusmallin ja varmistaa hallitun, realistisen ja laadukkaan lopputuloksen kaikille osapuolille.
