Kuvaus Sansian kuljetuspalveluasiakkaiden henkilötietojen käsittelystä
Julkaistu 21.4.2020, päivitetty 1.2.2024
1. Yleistä
Tässä henkilötietojen käsittelytoimien kuvauksessa kerrotaan, miten Sansia Oy käsittelee kuljetuspalveluasiakkaidensa henkilötietoja, mitä henkilötietoja käsitellään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa sekä miten kuljetuspalveluasiakas voi vaikuttaa tietojensa käsittelyyn. Kuvaus antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Sansia noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Sansia suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuoja-lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Tätä kuvausta sovelletaan Sansian kuljetuspalveluasiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa siten, kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista henkilöä ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, eivät ole henkilötietoja.
Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä muille verkkosivuille tai palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä kuvaus ei sovellu niiden käyttöön.
2. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyt ovat Sansian liikennepalveluiden kuljetuspalveluasiakkaita.
3. Rekisterinpitäjät
| Rekisterinpitäjä: | Kuljetuspalvelut, joita Sansia tuottaa rekisterinpitäjälle: |
|---|---|
| Pohjois-Savon hyvinvointialue | Sosiaalihuoltolain ja vammaispalvelulain mukaiset kuljetukset sekä ikäihmisten ja kehitysvammaisten työ- ja päivätoimintakuljetukset |
| Kuopion kaupunki | Palvelu- ja asiointiliikenne |
| Leppävirran kunta | Palveluliikenne ja koulukuljetukset |
| Siilinjärven kunta | Palveluliikenne |
| Varkauden kaupunki | Koulukuljetukset |
4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Sansia käsittelee kuljetuspalveluasiakkaiden henkilötietoja kunkin kohdassa kaksi mainitun rekisterinpitäjän puolesta. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja Sansian väliseen sopimukseen ja toteutetaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Käsittelemme tietoja, jotta pystymme tuottamaan kuljetuspalvelut sopimuksen mukaisesti. Sopimuksen mukaisen palvelun toteuttaminen ei ole mahdollista ilman henkilötietojen käsittelemistä. Henkilötietojen toimittaminen on sopimuksen tekemisen edellytys.
Käsittelemme vain kuljetuspalveluiden ja matkojenyhdistelytoiminnan tuottamista varten oleellisia ja tarpeellisia henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa matkojenyhdistelytoiminnan ja kuljetuspalvelun tuottaminen.
Henkilötietojen käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun. Sansia tuottaa rekisterinpitäjälle palvelua, jonka tuottaminen ei ole mahdollista ilman tässä kuvauksessa esitettyjen henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta palvelu voidaan tuottaa kuljetuspalveluasiakkaille. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten Sansian oikeutetun edun mukaisia.
5. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen tietoja käsitellään
Sansia käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia kuljetuspalveluiden tuottamiseksi sekä Sansian ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi. Henkilötietoja käytetään ainoastaan kyseisen sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen, eikä muihin tarkoituksiin kuten markkinointiviestintään.
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
Yksilöinti- ja yhteystiedot:
- yhteystiedot kuten esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite
- syntymäaika (tätä tietoa ei käsitellä ikäihmisten ja kehitysvammaisten työ- ja päivä-toimintakuljetuksissa, palveluliikenteessä eikä koulukuljetuksissa)
Palvelun tuottamiseksi tarpeelliset muut tiedot:
- asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten esimerkiksi laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot
- estotiedot kuten esimerkiksi salainen puhelinnumero tai yhdistelykielto
- kuljetuspalvelupäätöksen tyyppi
- kuljetuspalvelupäätöksen voimassaoloaika
- kuljetusten määrä
- käytettävät apuvälineet
- kuljetuksen toteuttamiseksi tarvittava kalusto
- kuljetukseen liittyviä muita palvelun tuottamiseen liittyviä erityisiä tietoja
Palveluliikenteen käyttäjien, jotka tilaavat kyydin Sansian kautta, seuraavia henkilötietoja käsitellään: nimi, lähtöosoite ja määränpää, kellonaika ja onko mukana apuvälineitä tai avustaja.
6. Tietolähteet
Rekisterinpitäjä toimittaa käsiteltävät henkilötiedot palveluntuottajana toimivalle Sansialle noudattaen asianmukaisia suojatoimia.
Poikkeuksena ovat palveluliikenteen asiakkaat, jotka antavat itse tietonsa Sansialle tilatessaan kuljetuksen puhelimitse tai sähköpostitse.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Sansia toimittaa kuljetuspalvelun toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot Sansian sopimusautoilijoille. Tiedot siirtyvät kyydin välitysjärjestelmästä autoilijalle. Sopimusautoilija näkee autolaitesovelluksessa seuraavat tiedot:
- asiakkaan nimi
- lähtöosoite ja kohdeosoite
- lähtöaika
- mahdolliset mukaan lähtevät apuvälineet ja saattaja
- muut mahdolliset kuljettamiseen vaikuttavat asiat
- kyydin lopussa näkyy asiakkaan maksama omavastuu ja kyydin hintatieto (Omavastuu ja hintatieto luovutetaan sosiaalihuoltolain ja vammaispalvelulain mukaisissa kuljetuksissa, sekä ikäihmisten ja kehitysvammaisten työ- ja päivätoimintakuljetuksissa. Tietoja ei luovuteta koulukuljetuksissa tai palveluliikenteessä.)
Tiedot ovat kyydin välitysjärjestelmässä Keski-Suomen Matkojenyhdistelykeskuksen käytettävissä iltaisin ja viikonloppuisin puhelinpäivystystoimintana tapahtuvan vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaisten kuljetusten matkojenyhdistelypalvelun tuottamiseksi.
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa.
Muutoin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuta.
Mikäli henkilötietojen siirtäminen Euroopan unionin tai ETA-alueen ulkopuolelle on kuljetuspalvelun tuottamiseksi tai matkojenyhdistelyn mahdollistamiseksi välttämätöntä, tapahtuu siirto tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä malli-sopimuslausekkeita käyttäen.
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Sansia ei käytä kuljetusasiakkaiden henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
9. Tietojen säilytysaika
Palveluntuottaja käsittelee tässä liitteessä yksilöityjä henkilötietoja rekisterinpitäjän ja Sansian välisen sopimuskauden ajan, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.
10. Tietojen suojaaminen
Sansia käsittelee kuljetuspalveluasiakkaiden henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien luvattomalta käsittelyltä suojaaminen, häviäminen, tuhoutuminen tai vahingoittuminen.
Sansia käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia kuten palomuureja, salaustekniikoita, turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa, pääsynhallintaa sekä henkilökunnan ohjeistusta taatakseen henkilötietojen turvallisen käsittelyn.
Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet, joiden toteutumisesta vastaa rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjät on määritelty tämän kuvauksen kohdassa kaksi.
Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen:
Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Sinulla on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö rekisterinpitäjän määrittämällä tavalla rekisterinpitäjälle.
Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä:
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista:
- mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty,
- henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä
- mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista:
- mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden,
- henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti,
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä
- mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:
Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.
12. Ota yhteyttä
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voitte ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sansia.fi. Pyrimme vastaamaan henkilötietojen käsittelyä koskeviin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti.
13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi
14. Muutokset
Sansia kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta muuttaa tai päivittää kuvausta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.