Sujuva yhteistyö osana onnistunutta hankintaa

Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä haki asiantuntijapalveluita digikehittämisen toimintamallin luomiseen ja käyttöönottamiseen. Ylä-Savon SOTE on Sansian asiakasomistaja ja yhteistyökumppani, joten hankintaa ryhdyttiin työstämään yhdessä. Juuri tämäntyyppistä hankintaa ei ollut ennen tehty kummassakaan organisaatiossa, joten ensiksi lähdettiin määrittelemään, millaista toimittajaa hankinnassa tarkasti ottaen haetaan. Tarve oli löytää hankinnan kautta juuri oikeanlaista asiantuntijuutta hankkeen viemiseen eteenpäin.

Kilpailutettu kokonaisuus koostui konsultoinnista sekä työpajoista. Hankinta oli osa Ylä-Savon SOTEn ESR-rahoitteista hanketta, jossa rakennetaan digitaalisen kehittämisen toimintamallia organisaatioon. Hanke käynnistyi vuoden alusta, ja hankintaa alettiin valmistelemaan keväällä. Kilpailutus tapahtui kesän aikana.

–Tarjouspyynnön tekeminen sujui hyvässä yhteistyössä, ja pidimme aktiivisesti yhteyttä substanssin kanssa. Molemmilla oli pitkin projektia sellainen tunne, että etenemme asioissa. Nykyaikaisilla sähköisillä työvälineillä yhteistyön tekeminen onnistui jouhevasti tällaisena poikkeusaikanakin. Tilaaja oli hyvin ammattitaitoinen, mikä helpotti minun rooliani hankintaprosessissa”, kertoo hankinta-asiantuntija Heini Asikainen Sansian palveluhankintojen tiimistä.

–Yhteistyö Sansian kanssa sujui hyvin, koska asiantuntija selkeästi tunsi hankintaprosessin ja osasi neuvoa, minkä tyyppinen menettely sopisi juuri tämän hankinnan toteuttamiseen. Hankinta määriteltiin dialogissa. Sansia antoi selkeän aikataulutuksen projektille, mikä mahdollisti sen, että tiesimme aina missä mennään esimerkiksi materiaalien toimittamisen kanssa. Saimme myös joustoa aikatauluun tarvittaessa. Hankinta oli kokonaisuudessaan onnistunut ja valittu palvelun toimittaja on aloittanut hankkeessa”, summaa hankkeen projektipäällikkö Juha Jalkanen Ylä-Savon SOTElta.

Onnistunut hankinta rakentuu hyvän pohjatyön päälle. Varsinkin asiantuntijuutta hakiessa on oleellista, että tarjouspyynnössä saadaan määriteltyä tarpeeksi yksityiskohtaisesti, millaista toimittajaa etsitään.