Kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sansian sähköisessä uutiskirjeessä
2.1.2019, päivitetty 10.6.2025
1. Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä
Rekisterin nimi: Sansia Oy:n uutiskirjerekisteri
Rekisterinpitäjä: Sansia Oy
Y-tunnus: 2364760-8
Puutarhakatu 6
70300 KUOPIO
puh. 017 218 900
sähköposti: info@sansia.fi
2. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava: Reetta Roivainen, Sansia Oy
Sähköposti: lakipalvelut@sansia.fi
3. Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen tietoja käsitellään
Sähköpostilla tapahtuvan uutiskirjeen postitus. Uutiskirjeen läpimenon analysointi
Henkilötietoja käsitellään Koodiviidakko Oy:n (“Liana Technologies”) LianaMailer -uutiskirjetyökalussa. Koodiviidakko Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen ja rekisterinpitäjän kanssa kirjallisesti sovitun mukaisesti.
Uutiskirjeen avanneille lähetetään Sansian asiakastyytyväisyyskysely. Asiakastutkimuksen toteuttaa Sansia Oy:n valitsema palveluntarjoaja Feelback Oy, joka noudattaa riittävää tietosuojatasoa. Vastaaminen on vapaaehtoista, ja palautteen voi antaa anonyymisti. Asiakastyytyväisyyskyselyn vastaajaa pyydetään ilmoittamaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite arvontaan osallistumiseksi. Arvontaa varten asiakastyytyväisyyskyselyn vastaamisen yhteydessä ilmoitettuja henkilötietoja käytetään ainoastaan voitosta ilmoittamiseen ja palkinnon toimittamiseen. Vastaukset käsitellään luottamuksellisesti, eikä yksittäisiä vastauksia voi yhdistää vastaajaan tai arvontaa varten annettuihin yhteystietoihin.
Käsittelemme seuraavia selosteen kohdassa neljä yksilöityjen rekisteröityjen henkilötietoja:
Rekisteröidyn nimi, organisaatio (nimi ja y-tunnus), toimiala ja sähköpostiosoite.
4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään.
Rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka ovat tilanneet uutiskirjeen Sansia Oy:n nettisivujen kautta tai henkilöitä, jotka Sansia Oy on lisännyt uutiskirjeen tilaajiksi (Sansia Oy:n asiakkaiden edustajia, Sansia Oy:n valikoitujen sidosryhmien edustajia, Sansia Oy:n hallituksen jäsenet ja Sansia Oy:n työntekijät).
5. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraavin perustein:
Suostumus: Käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella niissä tilanteissa, joissa olet tilatessasi uutiskirjeen Sansia Oy:n nettisivujen kautta antanut suostumuksesi tietojesi käsittelyyn. Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen uutiskirjeestä löytyvästä linkistä tai ilmoittamalla peruutuksesta sähköpostitse osoitteeseen info@sansia.fi.
Oikeutettu etu: Käsittelemme henkilötietoja Sansia Oy:n sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen. Sansia Oy:llä on oikeus lähettää asiakkailleen uutiskirjeitä, jotka sisältävät asiakasviestintää. Asiakasviestintää on esimerkiksi sellainen viestintä, jossa asiakas saa tietoja palvelun tilanteesta, jatkuvuudesta ja muuttumisesta. Oikeutettu etu perustuu Sansia Oy:n ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen, kuten asiakassuhteeseen tai työsuhteeseen. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus käyttää henkilötietoja asiakastutkimuksen toteuttamiseen.
6. Tietolähteet
Tiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään hänen tilatessaan uutiskirjeen, Sansia Oy:n asiakasrekisteristä tai asiakkailta itseltään, Sansia Oy:n työntekijä- ja luottamushenkilörekisteristä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaiselle silloin, kun viranomaisella on siihen lakiin perustuva oikeus.
Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Sansia Oy ei käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
9. Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tilanteessa, jossa tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, säilytämme tietojasi lähtökohtaisesti asiakassuhteen, työsuhteen tai hallitustoimikauden keston ajan. Voit kuitenkin aina peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai pyytää, että poistamme tietosi.
Jos käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Poistamme tietosi kokonaan, mikäli valitset peruessasi uutiskirjeen sähköisellä lomakkeella "unohda minut". Poistamme myös tietosi, mikäli esität meille poistoa koskevan pyynnön osoitteeseen info@sansia.fi tai jos havaitsemme, että uutiskirjeen tilaajan sähköpostiosoite ei enää toimi.
Huomioithan, että mikäli ainoastaan peruutat uutiskirjeen tilauksen, tämä estää uutiskirjeen lähetyksen, mutta ei poista tietojasi kokonaan. Jos haluat, että poistamme tietosi kokonaan, pyydämme käyttämään ”unohda minut” toimintoa tai ottamaan yhteyttä info@sansia.fi.
Asiakastutkimusta varten kerätyt henkilötiedot poistetaan viimeistään vuoden kuluessa kyselyn lähettämisestä. Anonyymiä vastausdataa säilytetään pidempään asiakastyytyväisyyden kehityksen analysoimiseksi.
10. Tietojen suojaaminen
Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tietosi on suojattu muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja asianmukaisen kulunvalvonnan avulla.
Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Valitsemme myös alihankkijamme ja sopimuskumppanimme huolellisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen III luvun (artiklat 12 – 20) mukaiset oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.
Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Varmistamme aina henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista. Tältä osin voit olla yhteydessä meihin osoitteessa info@sansia.fi
Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ilmoittamalla kieltäytymisestä osoitteeseen info@sansia.fi.
Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Sansia Oy ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista arvioimme aina tapauskohtaisesti.
12. Ota yhteyttä
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voitte ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sansia.fi. Pyrimme vastaamaan rekisteriä koskeviin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti.
13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi
14. Muutokset
Sansia kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta muuttaa tai päivittää kuvausta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.