Kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sansian rekrytoinneissa

1.9.2021, päivitetty 30.7.2025

1. Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi: Sansian rekrytointijärjestelmän työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä: Sansia Oy
Y-tunnus: 2364760-8
Puutarhakatu 6
70300 KUOPIO
puh. 017 218 900
sähköposti: sanna.ronkko@sansia.fi

 

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava: Reetta Karhu, Sansia Oy

Sähköposti: lakipalvelut@sansia.fi

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on työnhakijan eli rekisteröidyn työhakemuksen tietojen hyödyntäminen rekrytointiprosessissa. Työnhakijat luovuttavat omalla
suostumuksellaan tiedot Sansian rekrytointijärjestelmään TalentAdoreen. Hakija voi
osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen.

Työnhakija voi nimetä työhakemuksessaan tai rekrytointiprosessissa suosittelijoita. Työnhakija vastaa siitä, että tämän nimeämät suosittelijat ovat antaneet suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavin perustein:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten valitsemalla työhakemusta jättäessään valinnan ”Olen lukenut ja ymmärtänyt tietosuojaselosteeseen.” Kohta sisältää linkin tähän tietosuojakuvaukseen.

Voit milloin tahansa peruuttaa työhakemuksesi TalentAdore järjestelmän kautta. Huomioithan, että hakemuksen peruuttaminen ei merkitse henkilötietojesi poistamista. Mikäli haluat peruuttaa antamasi suostumuksen ja toivot, että poistamme kokonaan henkilötietosi, ilmoitathan tästä sähköpostitse osoitteeseen sanna.ronkko@sansia.fi. Sansia Oy:lla voi kuitenkin suostumuksen peruutuksesta huolimatta olla oikeus käsitellä henkilötietojasi perustuen yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolainsäädännön edellyttämään kanneaikaan.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f-kohta: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi tilanteessa, jossa säilytämme henkilötietojasi antamasi suostumuksen peruuttamisen jälkeen yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolainsäädännön edellyttämän kanneajan.

 

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja mitä tietoja käsittelemme

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka ovat jättäneet työhakemuksen Sansia Oy:lle sekä työnhakijan nimeämiä suosittelijoita.

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja rekrytoidessaan TalentAdore VRA-rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on TalentAdore Oy (palveluntarjoaja).

Työnhakijasta tallennetaan TalentAdoreen hänen työhakemuksessaan antamansa perustiedot ja/tai muut hakijan ilmoittamat vapaavalintaiset tiedot.

Työnhakija antaa ja rekisteriin kerätään muun muassa seuraavia tietoja:

• Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Sukupuoli tai syntymäaika (ei pakollinen tieto, hakija voi itse antaa tiedon vapaa kuvaukseen)
• Työnhakijan vapaamuotoinen kuvaus itsestään
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
• Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, valokuva)
• Linkki LinkedIn-profiiliin
• Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, pikaviestien viestit ja tallennettavat tiedostot
• Arvio hakijan soveltuvuudesta avoinna olevaan työtehtävään sekä tiedot tehtävän kannalta olennaisista henkilökohtaisista ominaisuuksista
• Hakijan nimeämiltä suosittelijoilta saadut tiedot hakijan aiemmasta suoriutumisesta ja soveltuvuudesta sekä hakija pätevyydestä avoinna olevaan tehtävään kertovat tiedot
• Sansian tekemät luokittelut ja muistiinpanot

Suosittelijasta käsittelemme työnhakijan antamia nimi- ja yhteystietoja: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

 

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet kuten ulkopuolinen soveltuvuusarvion tekijä.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi.

Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.

 

6. Tietolähteet

Rekrytoinnissa käytettävät tiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen osoittamaltaan suosittelijalta. Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoa. Suosittelijan nimi- ja yhteystiedot saadaan työnhakijalta.

 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää työnhakijan antamia työnhakuun liittyviä tietoja hakijarekisterissä 24 kuukautta. Avoimet hakemukset säilyvät hakijan määrittelemän ajan, enintään kuitenkin 36 kuukautta.

Rekisterinpitäjästä työnantajana kiinnostuneet henkilöt voidaan siirtää henkilön pyynnöstä rekrytointijärjestelmän sisäiseen rekisterinpitäjän Talent Communityyn odottamaan avautuvia työpaikkoja, ja heille voidaan lähettää avoimiin työpaikkoihin liittyviä tai muita henkilön kiinnostuksen kohteita vastaavia viestejä. Talent Communityssa henkilötietoja säilytetään aina 12 kuukautta kerrallaan.

 

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen III luvun (artiklat 12-20) mukaiset oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Varmistamme aina henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista. Esittämästäsi poistopyynnöstä huolimatta Sansia Oy:llä voi olla oikeus käsitellä henkilötietojasi perustuen yhdenvertaisuus- ja tasa-arvolainsäädännön edellyttämään kanneaikaan.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ilmoittamalla kieltäytymisestä.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Sansia Oy ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista. Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista arvioimme aina tapauskohtaisesti.

 

9. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti.

Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekisterinpitäjän rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja.

Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

 

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaiselle silloin, kun viranomaisella on siihen lakiin perustuva oikeus.

Henkilötietoja ei siirretä, luovuteta tai käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman palvelun tuottamisen kannalta olennaisia perusteita.

Palveluntuottajan alihankkijat voivat sijaita Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella ja palveluntuottaja voi siirtää henkilötietoja alihankkijoille, mikäli siirto ja henkilötietojen käsittely on palvelun tuottamiseksi välttämätöntä.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on tietosuojalainsäädännön ja -sääntelyn mukaista, kun palveluntuottaja varmistaa, että se ja sen alihankkijat käyttävät tarvittavia sopimuksellisia suojatoimia kuten Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (2010/87/EU) siirtäessään henkilötietoja kolmansille osapuolille käsiteltäväksi.

 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Sansia Oy ei käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

12. Ota yhteyttä

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voitte ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen sanna.ronkko@sansia.fi. Pyrimme vastaamaan rekisteriä koskeviin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti.

 

13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
 

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 566 6700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

14. Muutokset

Sansia kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta muuttaa tai päivittää kuvausta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.