Tietoa tarjoajille ja toimittajille

Tietoa tulevista hankinnoista

Kaikki valmistelussa tai kilpailutuksessa olevat hankintamme suunniteltuine aikatauluineen löytyvät hankintakalenterista. Kansallinen HILMA-palvelu on kuitenkin virallinen tarjouskilpailujen ilmoituskanavamme.

Sivuiltamme löytyvät esittelyt yhteishankinnoista, joiden kilpailutusta valmistelemme useammalle Sansian asiakkaalle.

Toimittajaksi dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS)

Toteutamme hankintoja myös dynaamisten hankintajärjestelmien eli DPS:ien sisäisinä kilpailutuksina, joihin voivat osallistua kaikki tarjouspyynnön julkaisuun mennessä järjestelmään hyväksytyt toimittajat. DPS:n sisäisistä kilpailutuksista ei julkaista ilmoitusta Hilmassa.

Toimittajat voivat hakea joustavasti mukaan DPS:ään koko sen voimassaoloajan. Kaikki osallistumispyynnössä mainitut soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat hyväksytään mukaan järjestelmään. Hankinnan kohteen vaatimukset ja valintaperuste määritellään tarkemmin kussakin DPS:n sisäisessä kilpailutuksessa.

Tutustu DPS:ien esittelyihin sivuillamme

Osallistu avoimiin tarjouskilpailuihin

Julkaisemme käynnistyvistä tarjouskilpailuista sekä dynaamisten hankintajärjestelmien perustamisista hankintailmoitukset kansallisessa HILMA-palvelussa osoitteessa Hankintailmoitukset.fi. Rekisteröitymällä Hilmaan voit luoda itsellesi hakuvahdin, joka ilmoittaa kun seuraamasi toimialan tai hankintayksikön hankintailmoituksia julkaistaan. Ohjeet löytyvät Hilman sivuilta.

Hankintailmoituksesta löytyy linkki tarjouspyyntöasiakirjoihin, jotka sijaitsevat Tarjouspalvelu.fi-palvelussa, jossa myös tarjoukset jätetään sähköisesti. Tarjousportaalin käyttäminen vaatii maksuttoman rekisteröitymisen.

Julkisissa hankinnoissa sopimusehdot ja muu sopimuskauden aikainen yhteistyö määritellään jo tarjouspyyntöasiakirjoissa, joten niihin kannattaa tutustua huolellisesti ennen tarjouksen jättämistä.

Sopimuskauden aikainen yhteistyö

Teemme yhteistyötä sopimustoimittajiemme ja tilaajina olevien omistaja-asiakkaidemme kanssa sopimuskauden aikana.

Yhteistyön välineenä toimii  on hankinta- ja sopimushallintajärjestelmämme, jota sopimustoimittajamme käyttävät Tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta. Tarjouspalvelussa hoidetaan muun muassa

• omien yhteystietojen ylläpito
• hinnanmuutosesitykset
• reklamaatioihin liittyvä viestintä
• sopimusmyyntien raportointi kolme kertaa vuodessa.

Tarjouspalvelun käyttäjähallinta mahdollistaa viisi erilaista käyttäjäroolia. Pääsy sopimuksiin ja sopimuskauden aikaisiin toimintoihin on vain käyttäjällä, jolla on sopimuspäällikkö-rooli. Roolin muutos tapahtuu Käyttäjähallinnassa pääkäyttäjän toimesta.

Tarjouspalvelun käyttöohjeet löytyvät järjestelmätoimittaja Cloudian tukiportaalista. Siellä näkyvät myös Tarjouspalvelun häiriöitä koskevat ilmoitukset.

Mikäli tarvitset apua Tarjouspalvelun käytössä tai palvelun käytössä ilmenee teknisiä ongelmia, voitte olla yhteydessä osoitteeseen tuki(at)cloudia.fi tai numeroon 020 766 1075.

Vinkkejä Tarjouspalvelun käyttöön sopimuskaudella

• Muistathan tarkistaa olevasi Sansian tarjouspalvelussa (tarjouspalvelu.fi/Sansia)
• Toimittajan tarjouspalveluprofiili
  • Yksi profiili per organisaatio, yrityksen virallisilla tiedoilla
  • Toimittaja hallinnoi omassa profiilissaan organisaationsa käyttäjiä
  • Tarjouspalvelun yhteyshenkilö vastaanottaa myyntiraportoinnin muistutukset
  • Tarkistathan omat laskutustietosi palvelumaksulaskutusta varten. Sähköpostilaskutuksen osalta olethan yhteydessä osoitteeseen info@sansia.fi
• Toimittajan sopimukset näkyvät Tarjouspalvelussa vasta sopimuskauden ensimmäisen raportoinnin avautuessa
• Sopimustoiminnot
  • Alkuperäisen sopimusdokumentin lataus on mahdollista
  • Sopimuskohtaisen yhteyshenkilön ylläpito: sopimusyhteyshenkilö vastaanottaa toimittajille kohdistuvat reklamaatiot
  • Reklamaatioihin vastaaminen
  • Hinnanmuutosesitys tehdään kommentoinnin kautta
  • Myyntiraportointi suoritetaan sopimus- ja tilaajakohtaisesti sopimusehtojen mukaan

Asiakirjapyyntöjä koskevat veloitukset

Veloitamme asiakirjojen toimittamisesta 70 euroa/h (alv. 0 %), mikäli pyyntö kohdistuu sähköiseen asiakirjaan, joka sisältää salassa pidettäviä tietoja ja salassa pidettävien tietojen tarkastaminen ja poistaminen vaatii erikseen työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja.

Veloitukset koskevat erillisiä asiakirja- ja tietopyyntöjä (ei hankintaprosessiin liittyviä).

Tavanomaiset asiakirjapyynnöt (= kokonaan julkinen sähköinen asiakirja) toimitamme veloituksetta.

• Lisää halutessasi viite, jonka haluat laskulle
• Tehtyä raporttia voit muokata sen hyväksymiseen asti. Tämän jälkeen ole tarvittaessa yhteydessä info@sansia.fi.